Секреты организации успешной конференции

Важные события в сфере бизнеса, привлекающие внимание общественности, то есть разнообразные мероприятия (презентация, форум, семинар, круглый стол или конференция в Ярославской области), требуют от организаторов немалой предварительной подготовки. Основываясь на статистических данных и опыте, профессионалы утверждают, что успех всех деловых встреч на 50-60% зависят именно от умелой организации. Создание приятной обстановки, в которой каждый участник получает возможность расслабиться, почувствовать себя уверенно и быть в хорошем настроении, что повышает вероятность заключения сделки. Здесь на сцену и выходит гостиничный комплекс "Ярославна", на обширной и великолепно оборудованной территории которого есть все, что может понадобиться для осуществления многолюдного мероприятия.

Что нужно учесть при организации деловой встречи?

Чтобы запланированное событие прошло максимально гладко, следует сопоставить цели организатора встречи с уже продуманными и используемыми шаблонными деловыми форматами. Затем следует подобрать самый подходящий вариант (а возможно, и их сочетания). К примеру, в некоторых случаях однодневная запоминающаяся конференция в Ярославской области будет оптимальным выходом, а в других - этого будет вовсе не достаточно, и следует выбрать многодневный формат с привлечением представителей культурной сферы для организации разнообразных развлечений.

Как же организовать успешную конференцию? Необходимо выполнить сразу несколько задач:

- разработать деловую концепцию;

- подобрать креативные решения и оформление;

- найти наиболее подходящую по размерам, обустройству и цене площадку;

- составить список приглашенных;

- продумать общий стиль мероприятия;

- позаботиться о расселении и питании всех участников;

- организовать инфоповод, позаботиться о присутствии медиапартнеров;

- расписать программу с чередованием серьезных аспектов и развлечений.

Обеспечить успех для организатора помогут тщательно разработанный план с подстраховкой на случай неожиданных ситуаций, четкая организация всех аспектов, а также возможность оперативного решения всех возникающих в ходе делового мероприятия насущных вопросов. Чтобы все получилось, как задумано, стоит привлечь достаточное количество обслуживающего персонала и заложить в бюджет финансовые средства на дополнительные непредвиденные затраты. Насыщенная программа и привлечение громких имен в качестве спикеров - это прекрасно, но наличие кофе-брейков и возможности отдохнуть, проветрить голову от обилия поступающей информации также важно.

Конференции позволяют собрать в одном месте людей, связанных одним направлением бизнеса, являющихся представителями одного сообщества и имеющих много общих тем для обсуждения и обмена опытом. Формат мероприятия может быть как максимально официальным и строгим, так и весьма неформальным и креативным, все зависит от конечных целей и желаний организатора.

Помните, успех деловой встречи зависит не только и не сколько от условий сделки, огромное значение имеет общая атмосфера мероприятия и комфорт всех участников. Конференция в Ярославской области, проведенная на территории загородного отеля "Ярославна", просто обречена на успех, так как мы предлагаем максимально удобные условия, живописные виды, а также все необходимое техническое оснащение и гостинично-ресторанные услуги. К нам обращаются для проведения тренингов, переговоров, обучающих семинаров, а также тимбилдинга и других мероприятий в Ростове Великом.